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このページでは、結城浩が電子メールを書くときに心がけていること、 また心がけたいと思っていることをお話します。 相手や内容によってメールの書き方は変化するわけですし、 文章はその人自身のあり方なので、私の「心がけ」が万人にあてはまるわけではありません。 けれども、何らかの形で読者の参考になれば幸いです。
まず、具体的で、すぐに実行できる心がけを一つお話します。 それは、 メールは、読み返してから出す というものです。このページに書かれていることをすべて忘れても、 この一言だけ覚えておくだけで、きっと役に立つと思います。 あなたはメールソフトを使ってメールを書きますよね。 さて、書けたので送信 …ちょっと待った！ 送信ボタンを押す前に、もう一度だけ今書いたメールを読み返してみましょう。 読み返してみると、誤字や脱字を発見するときもありますし、 書き忘れていたことを思い出すこともあります。 また（これは特に大事なことですが） 文章の感じが自分の気持ちとずれているのを見つけることもあるのです。 自分の気持ちや意志と合致したメールを送ってトラブルが起こるならまだしも、 自分の気持ちとずれている文章でトラブルや誤解が起きるなんていやですよね。 そんな事態を避けるためにも、 メールは、読み返してから出す のを心がけるといいですよ。 (1999年7月10日)
メールは、読む相手があってこそメールです。 メールを書く心がけの根底に流れているのは「相手のことを考える」という発想です。 実際、このページに書かれているほとんどすべては、 「相手のことを考えたら、メールはどう書くべきか」 という発想から出てきたものです。
そういう状況を想像してみましょう。 相手は何を感じ、何を考え、どんな行動を取るでしょうか。 それを想像すること、想像しようとすることが、 「有用なメール」「素敵なメール」につながると私は思います。
コンピュータ文化、インターネット文化に染まると、「電子メールが当然」という意識になります。 けれど、それは危険です。 相手と通信を行う手段としてメールしかないわけではありません。ちょっと考えただけでも、
などという方法が思い浮かびます。 あなたの目的にもっとも適した方法を選びましょう。 おっと、違いますね。 「相手のことを考える」 を忘れないように。 あなたの目的に適した方法だけではなく、 相手の都合もよく考慮して最も適した方法を選びましょう。
相手にメールを書く前に、前回のメール（および他のやりとり）を読むようにしましょう。 すくなくともどんなやりとりがあったか、思い出すようにしましょう。
そういったことを「ちょっと」考えてから、書き始めるといいですよ。
メールを使って相手に情報を伝えるときには、 「こうじゃないかと思います」だけではなく、 もう「ひと手間」かけて具体的な情報にするようにしましょう。 その方が誤解や行き違い、無為なメールの往復を少なくすることができますから。 具体的な情報というのは、具体的にいうと…
メールを使って相手に質問するときには、（可能なら）自分なりの想定回答を付加するといいですね。 そうすると、「Ａの答えは何ですか」「Ａの答えはＢです」 「私もそう思ったのですが、ＢだとするとＣじゃないですか」 「ああ、なるほど、それならＤです」 というやりとりを少なくすることができます。
「前回のあなたのメールで『使用』となっていましたが『仕様』のまちがいではないですか」 このようなミスの指摘はメールで行なっていいものでしょうか。 答え：場合によります。 まず、そのミスが重要な意味を持つかどうかです。 『使用』と『仕様』が違っていることで、何か重大な問題を引き起こす場合には、 相手に指摘・確認する必要がありますね。 でも、メールの中心となっている話題がまったく別のところにあり、 ミスが重要ではない場合にはあまり目くじら立てるのはどうかと思います。 （もちろん相手との関係にもよりますが） それから、その文章を誰が読むかにも関わります。 相手が自分だけにその文章を送ったのであればあまり問題はありません。 しかし大量の人がその文章を読む場合には指摘してあげた方が有効なことがあります。 これもまた基本原則「相手のことを考える」にそって考えましょう。 メール最後のシグニチャ（署名）の電話番号やURL、メールアドレスなどが 誤っている場合にはやんわりと指摘してあげるのがよいでしょう。
メールで相手に何かを依頼する場合、 何をしてほしいかをはっきり伝えた方が役に立つことが多いようです。 面と向かって話しているときには、 言葉のやりとりや雰囲気を通して 「ああ、こういうことをしてほしいんだな」と相手が理解できますが、 メールでは文章に書かれたものがすべてです。 できるだけ明示的に依頼内容を書くのがいいですね。 箇条書きは特に有効です。番号をつけておけば、 相手が返事のメールを出すときも、 「(1)と(2)の件は終了しましたが、(3)は来週になります」 などのように明確に表現することができるからです。 (1999年7月10日)
相手とメールの目的にもよりますが、 感情的な表現は抑えぎみに、説明は多めにした方がトラブルは少ないようです。 （でも、例えば恋人相手のラブレターならば、説明ばっかりした方がトラブルになるかもしれませんが(^_^;） 悪意のある感情的な表現に対して感情的に答えると、 収拾のつかないケンカになる場合が多いです。 相手とケンカしたい場合を除いて、 悪意のあるメールに対してぱっと返信するのは あまり賢明な方法ではありません。少し冷却期間を置いて返事しましょう。 相手とケンカしたくない場合には、 文章中の感情的な香りを削ぎ落として残った部分だけに対して返信するのがよいでしょう。 （って、いつもそうできれば苦労はないですが） 例をあげます。ちょっと不快になるかもしれませんがご容赦ください。 ◆悪意のある感情的なメール： ---- xって書いてあるけど、yのまちがいじゃん。 こんな簡単なミミスして、どっかおかしいんじゃないの？ ---- ◆感情的な返信メール（こういう返信をしてはいけない）： ---- 確かにyだけど、ミミスってなに？ミミスって。 人のまちがいを指摘するなら、まちがいのないメールを書けよな。 ---- ◆感情的な部分を削ぎ落とした部分への返信メール： ---- ご指摘ありがとうございました。 確かにxではなくyの誤りです。 他にお気づきの点がありましたら、またぜひご指摘ください。 ---- （結城が以上のような悪意のあるメールを受け取っているわけではありませんので念のため） (1999年7月10日)
メールは言葉で書くものです。 当たり前ですが、忘れがちな事実です。 言葉に対する感覚を常日頃から磨くようにしておきましょう。 特にメールは「文字」で「表記」されたものがすべてですから、 表記には十分注意したいですね。
必要以上に ! を使わないようにしましょう！ やたらに！を使うと、何だか耳元でわめかれているような気がします！ 第一、そんなに全体を強調したら、ほんとうに強調したい点が何なのか伝わらなくなってしまいます！！ いいですね！！！
書き手の微妙なニュアンス、特に「これは冗談だよ」という感じを 伝えるために、スマイルマーク (^_^) や :-) が よく使われます。 しかし、これも使いすぎると何だかよくわからなくなってしまいます。 要所要所に使うようにしましょう。 また、さんざん失礼な言葉を書いておきながら (^_^) で 帳消しにしようというのはちょっと調子がよすぎますね。 どのくらいが適切か？ それは個人差が大きすぎますね。 普通の会話中で微笑む回数に個人差があるように。 (1997年2月28日)
メールの表題は内容の要約であって、本文の第一行目ではありません。
例えば、相手に何かを依頼する場合のメールは、
その依頼の内容（少なくとも依頼であること）が分かるような表題の方がいいです。
例えば、登録書類を送ってほしいときのメールの表題は、
○「登録書類送付の依頼」
○「登録書類を送ってください」
が適切ですね。次のような表題は適切ではありません。
△「お願いがあります」 … 何のお願いかわかりません
△「登録書類について」 … 依頼なのか、報告なのか、情報提供なのかわかりません
×「すみません」 … 依頼であることすらわかりません
×「拝啓」 … 依頼であることすらわかりません
特に、大量にメールが届くであろう相手にメールを送る場合には、
相手のメールボックスの様子を想像するといいですね。
表題がずらりと並んでいるその中で、あなたの「メール」がくっきりとわかるためには、
どんな表題をつければよいでしょうか。
もちろん、報告や依頼などのメールではなく、
時候のあいさつやおしゃべりのメールの場合には、ここで述べた表題が適切とは限りません。
時と場合、自分と相手の関係をよく考えて工夫しましょう。
(1999年3月20日)
表題は本文ではありません。 本文をいきなり「表題の件は…」ではじめるのはあまり適切ではありません。 しかし、文字の入力がキーボードのように自由にできないメール端末（例えば携帯電話など） からのメールに対してはあまりうるさく言わない方がよいでしょうね。 (1999年7月10日)
メールの最後には適切なシグニチャ（署名）をつけましょう。 それは無味乾燥なメールに「あなたらしさ」を付け加え、 メールを読む相手に「ああ、あの人からのメールだ」と感じさせる助けとなります。 ホームページを持っている人はメールにホームページのURLを入れておくとよいでしょう。 メールアドレスも大切な要素の一つですね。複数のメールアドレスを持っている人は、 それぞれのアドレスの意味も付加しておくとよいかもしれません （例えばプライベート用／仕事用／ポストペット用）。 仕事用とプライベート用などと、シグニチャそのものを複数用意する人もいるようです。 電話番号や住所をシグニチャに含めるときには、 プライバシーやセキュリティに配慮しましょう。 電話番号から住所を調べることは可能です。 あまりくどいシグニチャや行数が多すぎるシグニチャも嫌われます。 他の人のメールのシグニチャを見て、どういうシグニチャがあるか研究してみましょう。 何行までがゆるされるか、は場合によります。 10行は明らかに多すぎるでしょうね。 (1999年7月10日)
一行の長さ（改行までの長さ）を意識しましょう。 改行までの長さが必要以上に長くなると、受信者のメールソフトによっては非常に読みにくくなりますし、引用もしにくくなります。通常のワープロの感覚で行を書き進めていくと失敗します。例えばこの行はわざと改行せずに書いていますが、多くのブラウザではとても読みにくくなっているはずです。 一行が60バイト(漢字なら30文字)程度になるように改行するとよいでしょう。 でも、もちろんこれは目安であって、そうしなければならない、 というわけではありません。臨機応変に対処しましょう。 最近はパソコンではなく携帯電話や携帯端末でメールを読む方もいらっしゃいます。 それらの機器では一行の表示文字数が少ない場合があります。 段落の区切りは空行で表現するのが普通です。 このページの文章もそうなっていますね。 結城は、段落と段落の間は空行で表現し、 段落のはじめの一文字を下げることはしていません （なぜって、段落のはじめは一目瞭然ですからね）。 (1999年7月10日)
メールに対する返事はメールソフトの「返信」の機能を使いましょう。 そうすると、メールのヘッダの中に元メールの情報が付加されるため、 返信をもらった相手が「元のメール」を探すのに助けになります。 返信のときには元の文章を必要十分なだけ引用しましょう。 (1999年7月10日)
チェーンメールというのは、 「このメールと同じ文面のメールをあなたの知り合いに送ってください」 というたぐいのメールです。 このようなメールを受け取った場合には、決してメールを転送してはいけません。 またもちろん、このようなメールを書き始めてはいけません。 これはネットワーク社会に生きるための常識中の常識ですので注意しましょう。 理由：もしもみんながメールを指示にしたがって転送したら、 あっと言う間に世界中のネットワークがパンクしてしまうからです。 以下の事例をお読み下さい。
◆例１：たとえ人命がかかっていても、チェーンメールにしてはいけません。 血液型○○の人の助けが多数必要です。 連絡先は…です。なお、このメールをあなたのお知り合いに転送して… ◆例２：チェーンメール取り消しのメールも、チェーンメールになってしまいます。 先ほど送ったメールはチェーンメールになってしまいました。 チェーンメールは送ってはいけません。 なお、この注意書きをあなたのお知り合いに… ◆例３：ウイルスのニュースであっても、チェーンメールにしてはいけません。 新種のコンピュータウイルス○○型が登場しました。 この特徴は…です。このニュースをあなたのお知り合いに… ◆例４：どんなにいい話であっても、チェーンメールにしてはいけません。 …このようにして、彼は大怪我せずにすんだのです。 この話をあなたのお友達にもぜひメールで教えてあげて…
例１は人の命がかかっている、 と善意で動きそうになりますが、実際には連絡先に山のようなメールや 電話が来て迷惑なだけです。長期間すぎたあとでも連絡が絶えず、 しかも誰にクレームをつけていいかわからず大迷惑になります。 よく覚えておいて下さい。 理由のいかんに関わらず、チェーンメールは送ってはいけません。
メールを送る、という事実が大事な場合もあります。 メールを送った相手が「本当にとどいたのかな」と不安になるような場合や、 相手が「いまどういう状態なのかな」と疑問に思っているような場合です。 そんなとき、大した内容はなくても 「メール届きました。これから検討します」 とか、 「あまり変化はありません。来週ぐらいに中間報告をまとめます」 といった一言が書かれたメールを送るのは重要です。 それで相手の不安や疑問を大きく解消できるからです。 オンラインショッピングなどで、荷物が相手に届くまでに時間がかかる場合、 「注文を承りました」「在庫確認しました」「来週発送します」「発送しました」 などのプロセスをメールなどで伝えると、顧客の不安を少なくする効果があります。
あなたは、自分が送っているメールが 「HTML形式」 と 「テキスト形式」 のどちらになっているかご存知ですか。 メールは「テキスト形式」で送信することを強くお勧めいたします。 もしもあなたが、自分の送っているメールがどちらの形式かわからないなら、 HTML形式になっている可能性が高いです。 自分の使っているメールソフトのオプションメニューなどで、 メール送信の形式を「テキスト形式」に直しておきましょう。
特に、あなたが技術系のお仕事をしているなら、すぐにチェックしておきましょう。 特に必要がない限り、 HTML形式でメールを送ると「メールを使い始めたばかりの初心者」という印象を相手に与えます。 また、メーリングリストなどではHTML形式でメールを送信することを禁止している場合もあります。
HTML形式は画像を張り込んだ文章や、 文章に色をつけたり文字の大きさを変えたりすることができる 便利なものですが、 通常のメールのやりとりでは一般にこれらの機能は不要です。 また、HTML形式を理解できないメールソフトや、 セキュリティ上の理由からHTML形式を読めないようにしているユーザも多くいます。 そういうユーザがHTML形式のメールを受け取ると、 テキストと同じ内容の添付ファイルがついた不恰好なメールに見えるのです。
もちろん、あなたが「HTML形式でメールを送る」ことの意味をよく理解しており、 その機能を必要としているなら、とやかく言う話ではありませんが、 HTML形式でメールを送信している人の多くは「自分の送っているメールの形式を意識していない」のだと思います。
HTMLメールに関して、ある全盲の方からメールをいただきました。 以下、抜粋して紹介します。
私は、全盲のパソコンユーザーです。 音声ブラウザでネットサーフィンを楽しみ、 画面読み上げソフトを使って、画面の状態を確認し、 全盲者でも使いやすいメールソフトを使用しております。
この様なメールソフトの中には、HTML形式のメールを読まないソフトも存在しますので その意味からも、メールはテキスト形式にして戴きたいと思います。 「HTMLメールはできるだけ避けましょう」の項目に、 この事も加筆して戴ければ幸いです。
読者のみなさんからは本当にたくさんのフィードバックをいただいています。 みなさんからのフィードバックは、とても大きな励ましです。ありがとうございます。
◆ 私はメールを出す時はいつも、どのように書いたらよいのか不安です。 その不安は、どこまで体裁を整えれば良いのか、またどこまで自分の感情を出してよいのか、 わからないことが原因となっています。メールは気軽に送れてしまう一方、 手紙の一種でもあるため、他の通信手段に比べてマナーが解りにくいと思います。x これから、「メールを書く心がけ」を参考に、自由自在に書けるようになりたいです。 (21歳 大学生)
◆ 初めてここへ来ました。 すごく見やすいし、とてもわかりやすい内容だなと感じました。 ある程度まではわかっているつもりなのですが、過信すると 失敗しそうなので（笑）時々こういうサイトで勉強しています。 今回は特に、見に来てよかったなって思っています。 やっぱり相手を思いやる気持ちで、相手の立場になって書く事って大事なんだなぁと、改めて実感しました。 ちなみに、一番「うんうん、そうそう」と感じたのは 「文章の感じが気持ちとずれている事がある」って所です。 普段から気をつけてるつもりでも、これは難しいですよね。 多少時間を置いて冷静に見る事の大切さ、というか。 色んな意味で楽しみました。 これからも頑張って下さいね。 素敵な内容のものを見させて頂き、ありがとうございました。
◆ 私のメールはとてもマナーがなっていないということで、 大学の先輩がこのページを紹介してくれました。 とてもためになりました。 今までのメールを読み返して、赤面しました。 メールは相手の表情が見えないのでとても難しいコミュニケーションツールだと思ってます。 かといって、メールをやめることは不可能です。 なぜなら情報工学関係に進学する予定だからです。 これからもメールのマナーについていろいろ調べ、 相手のことを考えたメールが書けるよう、がんばりたいと思います。 ほんとうにありがとうございました。 (19歳 学生)
◆ 読ませていただいたことは、とても当たり前のことなんですよね。 でも、それが逆にとても難しく感じました。 初心者なだけに、少し怖くなってしまいました。 これからいろいろインターネットに挑戦しようと思っていましたので、 大変参考になりました。少しづつこの『常識』を、 普通にできるようになりたいと思います。 本当にためになる情報を与えてくださって、どうもありがとうございました。
◆ 結城さんのページを久々に見て、 メールでのコミュニケーションの限界や自分がメールに 頼りすぎていたことを再認識させられました。 メールを始めたころ、隣の人にメールを送るなんて変なの。 と思っていましたが、今では、メールに頼りすぎていた面があります。 ほんとは、声を出して言うことなのに 相手の前では、言えないことを書いてしまったりしていました。 また、もっとコミュニケーションを取りたいのに、 ちゃんと伝えたいのに、私が聞きたいことを聞きたいのに、 でも、それがメールでは上手くできないから フラストレーションが溜まってもいました。 受け身な自分だから、メールに頼り過ぎていたかもしれません。 または、メールを万能なコミュニケーションツールとして 過信していたかもしれません。 もっと、電話や直接あって、積極的にコミュニケーションを 取っていかなければならないといけませんね。 （23歳 学生）
◆ 私もたまにチェーンメールが来ますが、 昔からそのたぐいのものが大嫌いで、そういうのを送る人の 人格を疑う程です。(ちょっと言い過ぎですか(^_^;)) この「メールを書く心がけ」を読んで、 チェーンメールは出さないというのが常識ということの再確認と、 送った人へ「こんなの送らないで！もう大人でしょ！？」 と感情的に返信しそうになったのを、「今後は送らないでくださいね」 とやんわり返信することができました。 言いたいことも伝えられて、感情的な表現を避けた事で 出した後の後味も悪くなく、とてもよかったと思います。 これからも冷静になってよく考えて書こうと思います。 （24歳 ＯＬ）
◆ 結城さんの「メールを書く心がけ」のなかで わたしにとって最も参考になっているのは、 「想定問答をつけて」「できるだけ具体的に」という部分です。 これを守っていると、本当に有意義なメールのやりとりができますね。 とくに仕事メールではこの２点は重要だと思います。 実は、この「心がけ」シリーズだけではなくて、 あちらこちらの掲示板への結城さんの書き込みや、 祈りの小部屋などでの返事の部分の書き方など、 結城さんの書かれるものすべてがネットワーク上で何かを書くときの参考になります。 相手との関係や、掲示板のその時々の雰囲気にあわせて、 微妙に、また大きく文体やニュアンスを変えて書いていらっしゃる姿勢に、 いつも大いに学ぶものがあります。 （30代 研究員）
「メールを書く心がけ」を読み、いろいろなことを気づかされました。 家や、会社でメールなるものを使い初めて１年くらいになりますが、 結構「！」を使っていたような気がします。とてもためになりました。
◆ 読ませていただきました。 まだまだ初心者ですので、少しずつ勉強しながらマスターできたらと思っております。 親切な解説などなど初心者には本当に助かります。 どうもありがとうございました。
メ−ル初心者のわたしにとって、 とてもためになるいい事がいっぱいあってうれしいかぎりでございます。 これからも、どんどん活用させていただきます。いろんな情報をありがとうございます。
◆ 結城さんの「メールの書き方」に関するページを拝見して、素晴らしいと思いました。 とりあえず、ここでタブーとされている事を私自身がやった事はなかったので一安心しました。 こういうことって「常識」なのでしょうが、 文章として残して公開しておく事は大変意味のある事だと思います。 「少し考えれば分かること」や「当たり前のこと」の方がおざなりにされてしまいがちですものね。 今後のメール作成の参考になりました。ありがとうございました。
あなたのご意見・感想をお送りください。 あなたの一言が大きなはげみとなりますので、どんなことでもどうぞ。